TÀI LIỆU ISO 45001 YÊU CẦU NHỮNG GÌ

ISO 45001 cuối cùng cũng được công bố, vì vậy các chuyên gia và các công ty đang lên kế hoạch chuyển đổi hoặc triển khai đang xem xét các yêu cầu đối với thông tin dạng văn bản. Tiêu chuẩn mới giới thiệu một cách tiếp cận mới để kiểm soát tài liệu và hồ sơ, thay thế các yêu cầu của OHSAS 18001 đối với hồ sơ và thủ tục bằng các yêu cầu mới đối với thông tin dạng văn bản. .

Có hai cụm từ cho biết loại tài liệu nào được yêu cầu theo tiêu chuẩn. Cụm từ “lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về…” có nghĩa là hồ sơ cần được tạo ra, trong khi cụm từ “duy trì dưới dạng thông tin dạng văn bản” có nghĩa là tài liệu cần được phát triển, bao gồm các thủ tục.

Dưới đây là danh sách các thông tin dạng văn bản bắt buộc theo yêu cầu của ISO 45001, cùng với các tài liệu thường được sử dụng nhất trong việc triển khai Hệ thống Quản lý An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OH & SMS).

TỔNG QUAN VỀ ISO 45001

ISO 45001 quy định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S) và đưa ra hướng dẫn sử dụng hệ thống này, để cho phép các tổ chức cung cấp nơi làm việc an toàn và lành mạnh bằng cách ngăn ngừa thương tích và sức khỏe liên quan đến công việc, cũng như bằng cách chủ động cải thiện OH&S của nó màn biểu diễn.

ISO 45001 có thể áp dụng cho bất kỳ tổ chức nào muốn thiết lập, thực hiện và duy trì hệ thống quản lý OH&S để cải thiện sức khỏe và an toàn nghề nghiệp, loại bỏ các mối nguy và giảm thiểu rủi ro OH&S (bao gồm cả các khiếm khuyết của hệ thống), tận dụng các cơ hội OH&S và giải quyết sự không phù hợp của hệ thống quản lý OH&S gắn liền với các hoạt động của nó.

THÔNG TIN DẠNG VĂN BẢN LÀ GÌ?

“Thông tin dạng văn bản” được định nghĩa là thông tin cần thiết phải được kiểm soát và duy trì bởi một tổ chức và phương tiện chứa nó. Ví dụ về thông tin dạng văn bản có thể là bản ghi, đặc điểm kỹ thuật, thủ tục, bản vẽ, báo cáo, tiêu chuẩn, v.v.

Thuật ngữ “tài liệu” được định nghĩa là thông tin được tạo ra để tổ chức hoạt động, ví dụ như các thủ tục, hướng dẫn, thông số kỹ thuật, hướng dẫn và tiêu chí, v.v. Thuật ngữ “hồ sơ” được định nghĩa là một tài liệu cung cấp bằng chứng về các kết quả đạt được hoặc các hoạt động được thực hiện ví dụ: bằng chứng về đào tạo, kiểm soát hoạt động, hành động khắc phục, đánh giá nội bộ và các hoạt động xem xét của ban giám

đốc, v.v. Một tập hợp các thông tin dạng văn bản, ví dụ, thông số kỹ thuật và hồ sơ, thường được gọi là “tài liệu”.

ISO 45001: 2018 sử dụng thuật ngữ tiêu chuẩn hóa “thông tin dạng văn bản” để chỉ cả tài liệu và hồ sơ. ISO 45001 sử dụng thuật ngữ “lưu giữ thông tin dạng văn bản” để mô tả hồ sơ (ví dụ: lưu giữ kết quả của các hành động khắc phục) và “duy trì thông tin dạng văn bản” để mô tả tài liệu (ví dụ: duy trì phạm vi của Hệ thống quản lý OH&S). Tài liệu là thông tin trực tiếp và cần được cập nhật theo yêu cầu trong khi bản ghi là lịch sử của một sự kiện, hoạt động hoặc hành động.

Điều khoản 7.5 của ISO 45001: 2018 mô tả các yêu cầu của thông tin dạng văn bản. Thông tin dạng văn bản có thể ở bất kỳ định dạng và phương tiện nào và từ bất kỳ nguồn nào. Phương tiện có thể là giấy, đĩa từ tính, điện tử hoặc quang học, ảnh chụp hoặc mẫu gốc, hoặc kết hợp của chúng.

TÀI LIỆU BẮT BUỘC TRONG ISO 45001

CÁC TÀI LIỆU ISO 45001 BẠN CẦN XUẤT TRÌNH NẾU MUỐN THUÂN THỦ

· Phạm vi của hệ thống quản lý OH&S (điều khoản 4.3)

· Chính sách OH&S (điều khoản 5.2)

· Trách nhiệm và quyền hạn trong OH & SMS (điều khoản 5.3)

· Quy trình OH&S để giải quyết các rủi ro và cơ hội (điều khoản 6.1.1)

· Phương pháp luận và tiêu chí đánh giá rủi ro OH&S (điều 6.1.2.2)

· Các mục tiêu và kế hoạch OH&S để đạt được chúng (điều 6.2.2)

· Quá trình ứng phó và chuẩn bị cho tình huống khẩn cấp (điều 8.2)

CÁC TÀI LIỆU ISO 45001 BẮT BUỘC

· Các rủi ro và cơ hội OH&S và các hành động để giải quyết chứng (điều 6.1.1)

· Các yêu cầu pháp lý và các yêu cầu khác (khoản 6.1.3)

· Bằng chứng về năng lực (khoản 7.2)

· Bằng chứng về thông tin liên lạc (điều 7.4.1)

· Kế hoạch ứng phó với các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn (điều 8.2)

· Kết quả giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá hiệu suất (điều 9.1.1)

· Bảo dưỡng, hiệu chuẩn hoặc kiểm định thiết bị giám sát (điều 9.1.1)

· Kết quả đánh giá sự tuân thủ (điều 9.1.2)

· Chương trình đánh giá nội bộ (điều 9.2.2)

· Báo cáo kiểm toán nội bộ (điều 9.2.2)

· Kết quả xem xét của lãnh đạo (điều 9.3)

· Bản chất của sự cố hoặc sự không phù hợp và bất kỳ hành động nào được thực hiện sau đó (điều 10.2)

· Kết quả của bất kỳ hành động nào và hành động khắc phục, bao gồm cả tính hiệu quả của chúng (điều 10.2)

· Bằng chứng về kết quả của việc cải tiến liên tục (điều 10.3)

NHỮNG TÀI LIỆU KHÔNG BẮT BUỘC TRONG ISO 45001

Có rất nhiều tài liệu không bắt buộc có thể được sử dụng để triển khai ISO 45001. Tuy nhiên, đây là những tài liệu không bắt buộc được sử dụng phổ biến nhất:

· Thủ tục xác định bối cảnh của tổ chức và các bên quan tâm (khoản 4.1)

· Hướng dẫn sử dụng OH&S (khoản 4)

· Thủ tục Tham vấn và Tham gia của Người lao động (khoản 5.4)

· Thủ tục Nhận dạng và Đánh giá Mối nguy (điều 6.1.2.1)

· Thủ tục xác định các yêu cầu pháp lý (khoản 6.1.3)

· Quy trình truyền thông (điều 7.4.1)

· Quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ (điều 7.5)

· Quy trình Lập kế hoạch và Kiểm soát Hoạt động (Điều 8.1)

· Quy trình Quản lý Thay đổi (Điều 8.1.3)

· Quy trình theo dõi, đo lường và phân tích (điều 9.1.1)

· Quy trình đánh giá sự tuân thủ (điều 9.1.2)

· Quy trình kiểm toán nội bộ (khoản 9.2)

· Thủ tục Rà soát Ban Giám đốc (điều 9.3)

· Quy trình Điều tra Sự cố (khoản 10.1)

· Thủ tục quản lý sự không phù hợp và hành động khắc phục (điều 10.1)

· Quy trình Cải tiến Liên tục (Điều 10.3)

LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÁC ĐỊNH THEO YÊU CẦU ĐỐI VỚI TÀI LIỆU ISO 45001

Điều 7.5 của ISO 45001 mô tả các yêu cầu đối với thông tin dạng văn bản. Để chứng minh sự phù hợp với các yêu cầu của ISO 45001, một tổ chức có thể cần phải xuất trình nhiều tài liệu và hồ sơ hơn mức tối thiểu mà tiêu chuẩn yêu cầu vì theo Điều 7.5, Hệ thống quản lý OH&S (OHSMS) của tổ chức phải bao gồm:

1. Thông tin dạng văn bản theo yêu cầu của ISO 45001 (như đã liệt kê ở trên)

2. Thông tin dạng văn bản được tổ chức xác định là cần thiết cho tính hiệu quả của Hệ thống quản lý OH&S, ví dụ như các chính sách, thủ tục, hướng dẫn, hướng dẫn và các hồ sơ liên quan khác với mức tối thiểu được yêu cầu. Một điều khá phổ biến là để có một hệ thống quản lý OH&S hiệu quả, các tổ chức thiết lập các thủ tục để xác định mối nguy, đánh giá rủi ro, nghĩa vụ tuân thủ, hành động khắc phục, kiểm soát thông tin dạng văn bản và kiểm soát hoạt động, v.v.

Mức độ thông tin dạng văn bản cho ISO 45001 có thể khác nhau giữa các tổ chức do:

· Quy mô của tổ chức và loại hình hoạt động, quy trình, sản phẩm và dịch vụ của nó

· Sự phức tạp của các quy trình và tương tác của chúng

· Năng lực của con người

Nguyên tắc chung cho một tổ chức là sử dụng cách tiếp cận dựa trên rủi ro để xác định yêu cầu đối với thông tin dạng văn bản khác với thông tin dạng văn bản tối thiểu, ví dụ tổ chức có thể quyết định rằng do thiếu các thủ tục dạng văn bản và hướng dẫn công việc, có thể có rủi ro tai nạn nơi làm việc. Các tổ chức cũng thiết lập các thủ tục và thông tin dạng văn bản khác để thiết lập các biện pháp kiểm soát do kết quả của việc đánh giá rủi ro hoặc để giải quyết sự không phù hợp.

Tại sao nên chọn chứng nhận SISCERT cho tổ chức, doanh nghiệp bạn?

SIS CERTIFICATION có trụ sở chính tại Plot no 1539/Sector 4, Gurugram (Haryana)-India. Với sự hiện diện toàn cầu ở Ấn Độ, Malaysia, Indonesia, Thái Lan, Myanmar, Nepal, Bangladesh, Albania, Armenia, UAE, Anh, Qatar, Kuwait, Oman, Jordan, Ai Cập, Thổ Nhĩ Kỳ và Ả Rập Saudi.

Đại diện Việt Nam: CÔNG TY TNHH SIS CERT

Trụ sở: Tầng 14, tòa nhà HM TOWN, 412 Nguyễn Thị Minh Khai, phường 5, quận 3, Tp Hồ Chí Minh

Văn phòng làm việc: B3-49 chung cư cao tầng SKY 9, 61-63 đường số 1, khu phố 2, phường Phú Hữu, thành phố Thủ Đức, thành phố Hồ Chí Minh

Hotline: 0918991146

Liên hệ nhân viên kinh doanh:

Mr. NHẤT DUY: 0932321236

Ms. QUỲNH NHƯ: 0827796518

Ms. THÚY: 0774416158

Email: info@isosig.com Website: www.isosig.com

Chúng tôi có chuyên gia đào tạo và chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm, Chuyên gia của chúng tôi đều được đào tạo và có chứng chỉ đánh giá viên trưởng được công nhận quốc tế Examplar ( Mỹ) hoặc IRCA ( Anh). Chúng tôi thực hiện trọn gói đào tạo và chứng nhận với chi phí cạnh tranh nhất

Chúng tôi cung cấp nhiều dịch vụ chứng nhận ISO, CE, FDA, hỗ trợ thông tin pháp lý về tiêu chuẩn chất lượng ở các thị trường Châu Âu, Mỹ, Úc, Ả rập, UAE, Canada